در چه مواردی ارسال اظهارنامه اجباری است؟
اظهارنامه یکی از ابزارهای قانونی برای مطالبه حق، اعلام رسمی اراده و اطلاع رسانی به طرف مقابل پیش از طرح دعواست. اگرچه بسیاری از اشخاص تصور می‌کنند ارسال اظهارنامه پیش از مراجعه به دادگاه ضرورت دارد، اما چنین الزامی در نظام حقوقی کشور ما وجود ندارد و اصل بر اختیاری بودن استفاده از این ابزار قانونی است.
مطابق ماده ۱۵۶ قانون آیین دادرسی مدنی ، هر شخص می‌تواند قبل از تقدیم دادخواست، با ارسال اظهارنامه حق خود را از دیگری مطالبه کرده یا اظهارات مربوط به معاملات و تعهدات خود را به‌صورت رسمی به طرف مقابل برساند. بنابراین، اظهارنامه در حالت عادی وسیله ای برای اعلام رسمی مطالبه یا موضع حقوقی شخص می باشد، نه شرط عمومی اقامه دعوا.
با وجود این، قانون‌گذار در مواردی، ارسال اظهارنامه را الزامی دانسته یا برای آن اثر حقوقی ویژه‌ای در نظر گرفته است که در دو گروه آن ها را بررسی می کنیم:
الف_ مواردی که ارسال اظهارنامه یا انجام تشریفات مقرر، برای استفاده از حق قانونی ضرورت دارد
۱. مطالبه مال امانی از امین (موضوع ماده ۱۷۱ قانون آیین دادرسی مدنی)
مطابق ماده ۱۷۱ قانون آیین دادرسی مدنی، سرایدار، خادم، کارگر و بطور کلی هر امینی که مال یا ملکی را در اختیار دارد، چنانچه پس از گذشت ده روز از تاریخ ابلاغ اظهارنامه مالک یا شخصی که حق مطالبه دارد، مبنی بر مطالبه مال امانی ، از رفع تصرف خودداری کند، متصرف عدوانی محسوب می‌شود.
لذا ، چنانچه مالک قصد داشته باشد در چنین وضعیتی به استناد مقررات تصرف عدوانی اقدام کند، می بایست در ابتدا اظهارنامه ای ارسال و پس از گذشت مهلت مقرر ارسال اظهارنامه وده روزه دعوای تصرف عدوانی را علیهشان مطرح نماید که این حکم قابل تسری به تمام موارد تصرف عدوانی نبوده و تبصره همین ماده ، مواردی چون معاملات با حق استرداد و رهنی و موارد دارای شرایط خاص قراردادی را از شمول آن خارج کرده است.
۲. خود داری موجر از تحویل گرفتن ملک تخلیه‌شده ( ماده ۱۳ قانون روابط موجر و مستأجر مصوب ۱۳۵۶)
در روابط استیجاری مشمول قانون روابط موجر و مستأجر سال ۱۳۵۶، چنانچه مستأجر به علت انقضای مدت اجاره یا در مواردی که به درخواست وی حکم فسخ اجاره صادر شده است، ملک را تخلیه کند، اما موجر از تحویل گرفتن آن خودداری نماید، مستأجر مکلف است از طریق اظهارنامه از موجر یا نماینده قانونی او بخواهد برای تحویل گرفتن ملک حاضر شود.
در صورت عدم حضور موجر ظرف پنج روز از تاریخ ابلاغ اظهارنامه ، مستأجر می بایست به دادگاه محل وقوع ملک مراجعه و تخلیه کامل مورد اجاره را تأمین دلیل کند و کلید را به دفتر دادگاه تحویل دهد که از تاریخ انجام این تشریفات، رابطه استیجاری قطع می‌شود.
لذا ، صرف تخلیه فیزیکی ملک یا ارسال اظهارنامه بدون انجام مراحل بعدی مقرر در قانون، برای قطع رابطه استیجاری کافی نیست و ممکن است تعهدات مستأجر همچنان برقرار تلقی شود.
۳. درخواست تخلیه بعلت عدم پرداخت اجاره بها ( موضوع بند ۹ ماده ۱۴ قانون روابط موجر و مستأجر مصوب ۱۳۵۶)
در مواردی که رابطه استیجاری مشمول قانون سال ۱۳۵۶ باشد و مستأجر در مهلت مقرر قانونی از پرداخت اجاره‌بها یا اجرت المثل خود داری کند ، موجر برای استفاده از ضمانت اجرای تخلیه باید اخطار قانونی را به مستأجر ابلاغ کند.
چنانچه اجاره‌نامه رسمی باشد، اخطار از طریق دفترخانه تنظیم‌کننده سند اجاره انجام می‌شود، اما در صورت عادی بودن اجاره‌نامه یا نبود اجاره‌نامه، موجر باید از طریق اظهارنامه اقدام کند.
در این حالت، مستأجر از تاریخ ابلاغ اخطار یا اظهارنامه، ده روز فرصت دارد اقساط معوقه را پرداخت کند. در صورت عدم پرداخت در مهلت مقرر، موجر می‌تواند مطابق شرایط قانونی، درخواست تخلیه و وصول مطالبات را مطرح کند.
نکته مهم آن است که این الزام مربوط به روابط استیجاری مشمول قانون سال ۱۳۵۶ است و نباید آن را به تمام قراردادهای اجاره تسری داد.
۴. درخواست انحلال شرکت تضامنی از سوی طلبکار شخصی شریک (ماده ۱۲۹ قانون تجارت)
مطابق ماده ۱۲۹ قانون تجارت، طلبکار شخصی یکی از شرکای شرکت تضامنی، در صورتی که نتواند طلب خود را از دارایی شخصی شریک وصول کند و سهم وی از منافع شرکت نیز برای پرداخت بدهی کافی نباشد، می‌تواند با رعایت شرایط قانونی درخواست انحلال شرکت را مطرح کند اما یکی از شرایط استفاده از این حق آن است که طلبکار دست‌کم شش ماه پیش از درخواست انحلال ، قصد خود را به وسیله اظهارنامه رسمی به اطلاع شرکت رسانده باشد که در این مورد ، ارسال اظهارنامه صرفاً جنبه اطلاع رسانی ندارد، بلکه یکی از شرایطی است که قانون‌گذار برای امکان درخواست انحلال شرکت پیش‌بینی کرده است.
۵. درخواست تعیین داور از دادگاه (موضوع مواد ۴۵۹ و ۴۶۰ قانون آیین دادرسی مدنی)
در صورتی که طرفین قرارداد، ارجاع اختلاف به داوری را پذیرفته باشند اما در معرفی داور اختصاصی یا تعیین داور ثالث به توافق نرسند، مواد ۴۵۹ و ۴۶۰ قانون آیین دادرسی مدنی، سازوکار مشخصی را پیش‌بینی کرده‌اند بر اساس این مقررات، هر یک از طرفین می‌تواند داور پیشنهادی خود را از طریق اظهارنامه رسمی به طرف مقابل معرفی کرده و از او بخواهد ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ، داور خود را معرفی کند یا درباره انتخاب داور ثالث به توافق برسد.
چنانچه طرف مقابل در مهلت مقرر اقدامی نکند، ذی‌نفع می‌تواند برای تعیین داور به دادگاه مراجعه کند.
بنابراین، در مواردی که شخص قصد دارد از طریق دادگاه و بر اساس مواد یادشده نسبت به تعیین داور اقدام کند، ارسال اظهارنامه و سپری شدن مهلت ده‌روزه از تشریفات مقدماتی این درخواست است. این حکم ناظر به درخواست تعیین داور از دادگاه است، نه تمامی دعاوی مرتبط با قراردادهای داوری.
ب) مواردی که اظهارنامه برای ایجاد آثار حقوقی یا حفظ حقوق اشخاص ضرورت دارد، اما شرط عمومی طرح دعوا نیست
- مطالبه هزینه‌های مشترک ساختمان ( ماده ۱۰ مکرر قانون تملک آپارتمان‌ها)
مطابق ماده ۱۰ مکرر قانون تملک آپارتمان‌ها، در صورت امتناع مالک یا استفاده‌کننده از پرداخت سهم خود از هزینه‌های مشترک ساختمان، مدیر یا هیئت مدیره باید مبلغ بدهی و ریز هزینه ها را از طریق اظهارنامه مطالبه کند و چنانچه بدهکار ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ اظهارنامه بدهی خود را پرداخت نکند، مدیر ساختمان می‌تواند حسب شرایط قانونی از ارائه خدمات مشترک خودداری کند و در صورت ادامه امتناع، از اداره ثبت محل برای وصول مطالبات درخواست صدور اجرائیه کند.
با این حال، ارسال اظهارنامه را نباید شرط الزامی طرح دعوای مطالبه شارژ ساختمان در دادگاه دانست. مطابق نظریه مشورتی شماره ۷/۱۴۰۱/۱۰۲۷ اداره کل حقوقی قوه قضاییه، استفاده از امتیازهای اجرایی مقرر در ماده ۱۰ مکرر منوط به رعایت تشریفات قانونی است، اما مدیر ساختمان می‌تواند با رعایت شرایط قانونی، مستقیماً به مراجع قضایی مراجعه و مطالبات را مطالبه کند.
- اطلاع‌رسانی عدم تأدیه برات به ظهرنویس ( مواد ۲۸۴ و ۲۸۵ قانون تجارت)
مطابق ماده ۲۸۴ قانون تجارت، دارنده براتی که به علت عدم تأدیه نسبت به آن اعتراض شده است، مکلف است ظرف ده روز از تاریخ اعتراض، عدم پرداخت وجه برات را به وسیله اظهارنامه رسمی یا مراسله سفارشی دو قبضه به شخصی که برات را به وی واگذار کرده است اطلاع دهد.
همچنین مطابق ماده ۲۸۵، هر یک از ظهرنویسان نیز باید ظرف ده روز از تاریخ دریافت اطلاع‌نامه، موضوع را به همین ترتیب به ظهرنویس پیشین خود اطلاع دهد.
در این مورد، ارسال اظهارنامه تنها روش قانونی اطلاع رسانی نیست با این حال، اصل اطلاع رسانی در مهلت مقرر اهمیت دارد، زیرا عدم رعایت مواعد قانونی می‌تواند مطابق مواد ۲۸۶ تا ۲۸۹ قانون تجارت، حق رجوع به ظهرنویسان را با محدودیت مواجه کند.
- اطلاع‌رسانی انتقال ملک مورد اعتراض ثبتی ( ماده ۴۲ قانون ثبت اسناد و املاک)
مطابق ماده ۴۲ قانون ثبت، هرگاه ملکی که نسبت به آن اعتراض ثبتی مطرح شده است، به شخص دیگری انتقال یابد، انتقال‌دهنده مکلف است ضمن اطلاع دادن به انتقال‌گیرنده از وجود اعتراض، ظرف ده روز از تاریخ انتقال، وقوع معامله و مشخصات انتقال‌گیرنده را از طریق اظهارنامه رسمی به معترض اطلاع دهد. در چنین وضعیتی، پس از ابلاغ اظهارنامه، منتقل‌الیه در برابر معترض قائم‌مقام انتقال‌دهنده می‌شود و دعوا بدون نیاز به تقدیم دادخواست مجدد علیه وی ادامه پیدا می‌کند.
بنابراین، در این مورد اظهارنامه علاوه بر جنبه اطلاع‌رسانی، در تعیین طرف دعوا و ادامه جریان رسیدگی نیز اثر مستقیم دارد. البته اجرای این حکم باید با توجه به مقررات ناظر بر پرونده‌های ثبتی و قوانین مؤخر مرتبط با ثبت رسمی معاملات بررسی شود.
- اعلام مخالفت عضو هیئت‌مدیره با انجام تخلف قانونی ( مواد ۲۴۷ و ۲۹۸ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت)
در برخی وضعیت‌های خاص مربوط به شرکت‌های سهامی، قانون‌گذار ارسال اظهارنامه رسمی را برای رفع مسئولیت عضو هیئت‌مدیره پیش‌بینی کرده است.
بطور مثال مطابق ماده ۲۴۷، در فرض مقرر در بند یک ماده ۲۴۶، عضو هیئت مدیره باید پیش از انقضای مهلت قانونی، ضرورت انجام تکلیف قانونی را در جلسه هیئت مدیره اعلام کند و در صورت بی توجهی سایر اعضا، مراتب را از طریق اظهارنامه رسمی به آنان اطلاع دهد تا در صورت تحقق جرم، مسئولیت کیفری متوجه ایشان نباشد و همچنین مطابق ماده ۲۹۸، در وضعیت موضوع ماده ۲۹۷، رعایت تشریفات اعلام تکلیف قانونی و ارسال اظهارنامه رسمی به سایر اعضا برای برخورداری از اثر رفع مسئولیت کیفری و مدنی اهمیت دارد.
این دو حکم ناظر به وضعیت‌های خاص قانونی هستند و نمی‌توان آن‌ها را به تمام اختلافات یا تخلفات مدیران شرکت تعمیم داد.
- اعلام فسخ قرارداد بیمه از سوی بیمه‌گر ( موضوع ماده ۱۳ قانون بیمه)
مطابق ماده ۱۳ قانون بیمه، چنانچه عدم اظهار مطالب یا اظهارات خلاف واقع بیمه‌گذار عمدی نباشد و پیش از وقوع حادثه برای بیمه‌گر آشکار شود، بیمه‌گر در صورت تحقق شرایط قانونی می‌تواند قرارداد را فسخ کند.
در این صورت، بیمه‌گر مکلف است فسخ قرارداد را از طریق اظهارنامه یا نامه سفارشی دو قبضه به بیمه‌گذار اطلاع دهد. اثر فسخ نیز از ده روز پس از ابلاغ اعلام آن آغاز می‌شود.
در این فرض، اعلام رسمی فسخ برای تحقق آثار قانونی آن ضرورت دارد، اما اظهارنامه تنها روش مجاز نیست.
ج) مواردی که پیش از طرح دعوا، مطالبه یا اعلام رسمی ضروری است، اما الزاماً نیازمند اظهارنامه قضایی نیست
- شکایت از تصمیم یا خودداری دستگاه‌های اجرایی در دیوان عدالت اداری ( تبصره ۴ ماده ۱۶ قانون تشکیلات و آیین دادرسی دیوان عدالت اداری)
مطابق تبصره ۴ ماده ۱۶ قانون تشکیلات و آیین دادرسی دیوان عدالت اداری، در مواردی که اشخاص ذی نفع تقاضای انجام یک امر اداری یا خود داری از انجام آن را از دستگاه های موضوع بندهای ۱ و ۳ ماده ۱۰ قانون دارند، ابتدا باید درخواست خود را به دستگاه مربوط ارائه کنند.
دستگاه مکلف است ضمن ثبت درخواست و ارائه رسید، حداکثر ظرف سه ماه پاسخ کتبی و قطعی خود را ابلاغ کند مگر اینکه در قوانین دیگر مهلت مشخصی تعیین شده باشد یا فوریت موضوع اقتضای زمان کوتاه‌تری داشته باشد.
در صورت عدم پاسخگویی در مهلت قانونی، ذی‌نفع می‌تواند با رعایت مواعد مقرر در قانون، در دیوان عدالت اداری طرح شکایت کند.
نکته قابل توجه آن است که در این مورد نیز قانون، ارسال اظهارنامه را تنها روش ارائه درخواست ندانسته است و اظهارنامه قانونی یا هر طریق قابل اثبات دیگری برای ارسال درخواست کفایت می‌کند. بنابراین، آنچه ضرورت دارد، ارائه و اثبات درخواست مقدماتی به دستگاه مربوط است، نه الزام مطلق به ارسال اظهارنامه قضایی.
حال سوال اینجاست که آیا در تمام دعاوی باید پیش از دادخواست اظهارنامه ارسال کرد؟
مسلما خیر همانطور که در ابتدا بیان شد در بسیاری از دعاوی حقوقی، از جمله مطالبه وجه، الزام به ایفای تعهد، مطالبه خسارت، الزام به تنظیم سند رسمی و اعلام فسخ قرارداد، ارسال اظهارنامه به‌خودی‌خود شرط قانونی طرح دعوا نیست مگر آنکه مقرره خاص یا توافق معتبر طرفین، ترتیب دیگری مقرر کرده باشد.
البته اظهارنامه در این دعاوی می‌تواند نقش مهمی در اثبات مطالبه، اعلام رسمی موضع خواهان، احراز اطلاع خوانده و تعیین زمان امتناع از انجام تعهد داشته باشد.
برای نمونه، مطابق ماده ۲۲۶ قانون مدنی، در صورتی که برای ایفای تعهد مدت معینی تعیین شده باشد و آن مدت سپری شود، مطالبه خسارت منوط به مطالبه مجدد تعهد نیست؛ اما چنانچه برای ایفای تعهد مدتی مقرر نشده باشد، مطالبه خسارت در شرایط مقرر در این ماده مستلزم اثبات مطالبه انجام تعهد است. در چنین مواردی، ارسال اظهارنامه می‌تواند دلیل مناسبی برای اثبات مطالبه باشد، هرچند قانون آن را تنها راه اثبات مطالبه قرار نداده است.
همچنین باید توجه داشت که ماده ۴۳ قانون ثبت اسناد و املاک، در وضعیت خاص انتقال ملک با سند عادی و عدم اعلام معامله به اداره ثبت، به منتقل‌الیه اجازه داده است پس از انقضای مهلت اعتراض، از طریق اظهارنامه از انتقال‌دهنده بخواهد معامله را ظرف ده روز تأیید کند. این اقدام یک امکان قانونی برای استفاده از سازوکار مقرر در ماده است و نباید در شمار موارد الزامی ارسال اظهارنامه قرار گیرد.
لذا اظهارنامه در نظام حقوقی ایران، اصولاً ابزار اختیاری مطالبه حق و اعلام رسمی اراده است و ارسال آن در همه دعاوی ضرورت ندارد. با این حال، در مواردی که قانون‌گذار ارسال اظهارنامه یا انجام مطالبه رسمی را شرط برخورداری از یک حق، تحقق اثر حقوقی یا استفاده از ضمانت‌اجرای خاص قرار داده است، رعایت این تشریفات اهمیت اساسی دارد.
ازاین‌رو، پیش از طرح دعوا، صرفاً نباید به این پرسش اکتفا کرد که آیا ارسال اظهارنامه ضروری است یا خیر بلکه باید بررسی شود که قانون برای موضوع مورد نظر چه تشریفات مقدماتی و چه اثر حقوقی در نظر گرفته است. گاهی عدم ارسال اظهارنامه موجب از دست رفتن امکان استفاده از یک ضمانت اجرای قانونی می‌شود، گاهی صرفاً اثبات مطالبه و اطلاع طرف مقابل را دشوار می‌کند و گاهی نیز اساساً تأثیری بر قابلیت طرح دعوا ندارد.
در نهایت، تشخیص صحیح این موارد می‌تواند از طرح دعاوی ناقص، اتلاف هزینه و زمان و بروز ایرادات شکلی یا ماهوی در جریان رسیدگی جلوگیری کند.
